Od stycznia e-Doręczenia obowiązkowe. Co trzeba wiedzieć? Tłumaczymy

Już od 1 stycznia 2025 roku podmioty publiczne (np. samorządy, Urząd Skarbowy itd.) oraz zawody zaufania (np. adwokaci, radcowie prawni) będą zobowiązane do wdrożenia usługi e-Doręczeń. Osoby zainteresowane wysyłaniem i odbieraniem cyfrowych listów poleconych już teraz mogą rozpocząć przygotowania. Poczta Polska przypomina, jak działa ta usługa.

W październiku 2021 roku Poczta Polska uruchomiła e-Doręczenia i od tego czasu niezmiennie świadczy usługę doręczeń elektronicznych dla podmiotów z niej korzystających. Są to cyfrowe odpowiedniki papierowego listu poleconego, dzięki którym możliwe jest wysyłanie i odbieranie elektronicznych dokumentów z potwierdzeniem nadania i odbioru z każdego miejsca posiadającego dostęp do Internetu. Zamiast awiza, fizycznego odbierania i wysyłania listów poleconych w urzędzie pocztowym oraz archiwizowania papierowej korespondencji, dziś można dokonać tego w formie elektronicznej.

Usługa działa podobnie do poczty e-mail, ale jest o wiele bezpieczniejsza. Dzięki unikalnym adresom do doręczeń elektronicznych (ADE), nadawanym na wniosek przez Ministra Cyfryzacji, mamy pewność, że korespondujemy z właściwym adresatem. Poczta Polska w ramach e-Doręczeń udostępnia publiczną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego, która zapewnia komunikację z podmiotami publicznymi oraz publiczną usługę hybrydową (PUH), dostępną tylko dla podmiotów publicznych.

Aktywacja Skrzynki Doręczeń – jakie to proste!

Na pierwszym etapie należy wypełnić wniosek o adres do doręczeń elektronicznych (ADE) dla obywateli/dla przedsiębiorcy lub podmiotów publicznych. Minister Cyfryzacji nadaje ADE, który wpisywany jest do bazy adresów elektronicznych (BAE) – nasz cyfrowy identyfikator, który daje pewność co do tego, z kim korespondujemy.

Kolejny krok to aktywacja według instrukcji, przekazanej wraz z informacją o utworzeniu ADE i Skrzynki Doręczeń na e-mail wskazany we wniosku.

Podczas aktywacji niezbędne jest wskazanie adresu e-mail do powiadomień, na który będą przekazywane informacje m.in. o oczekujących przesyłkach. Od tej pory można nadawać cyfrowe listy polecone.

Jak wysłać cyfrowy list polecony?

W pierwszej kolejności należy zalogować się do skrzynki doręczeń (SD) dla obywateli lub przedsiębiorców - można dokonać tego poprzez np. profil zaufany, e-dowód lub mObywatela. W panelu widać wszystkie skrzynki, do których posiada się dostęp. W zależności od potrzeb może być to skrzynka osobista, służbowa lub dedykowana przedsiębiorcom.

Stworzenie nowej wiadomości jest bardzo proste. Wystarczy dodać adresata doręczenia elektronicznego, wpisać temat i treść lub dołączyć załącznik i wysłać. Po wybraniu wysłanej przesyłki można ją również pobrać wraz z dowodami. Dowód nadania świadczy o tym, że nasza przesyłka została przyjęta.

Obecnie maksymalna wielkość wiadomości PURDE z załącznikami nie może być większa niż 500 MB, a jednolita wiadomość o tej wielkości może zostać wysłana maksymalnie do 15 odbiorców, natomiast do 1000 adresatów można wysłać jednolitą wiadomość o wielkości do 15MB.

Więcej informacji o usłudze znajduje się na dedykowanej stronie internetowej Poczty Polskiej.