Neofaktura dla biznesu oraz Neorachunki dla klientów indywidualnych

Mikro, mali i średni przedsiębiorcy, a także klienci indywidualni mogą już korzystać z nowych usług na platformie Envelo. Do tej pory użytkownicy mogli kupić online neoznaczek, a także wysłać neolist i neokartkę. Teraz prześlą i odbiorą również korespondencję związaną z płatnościami.

Nowe usługi oferowane na platformie Envelo, której operatorem jest spółka Poczta Polska Usługi Cyfrowe (PPUC), zostały stworzone z myślą o prostej i wygodnej korespondencji rachunkowej. Neofaktura i neorachunki – bo tak nazywają się nowe produkty – to nowoczesne i bezpieczne rozwiązania dla wystawców i odbiorców faktur.

Neofaktura i Neorachunki – co to takiego?

Neofaktura to usługa dla małych i średnich przedsiębiorców. Usługa ta umożliwia wysłanie przez internet wszystkich wystawianych faktur. Nadane w ten sposób e-faktury trafią do specjalnej skrzynki odbiorczej na platformie Envelo - Neorachunki. Natomiast te, które mają być dostarczone w sposób tradycyjny, zostaną automatycznie wydrukowane i zakopertowane, a następnie dostarczone do skrzynki na listy przez listonosza. Aby skorzystać z usługi, należy skontaktować się z biurem obsługi klienta PPUC, operatora platformy Envelo, podpisać umowę na wysyłkę faktur i odebrać login z hasłem tymczasowym. Usługa jest odpłatna, a jej koszt uzależniony od faktycznej liczby wysłanych faktur. Opłata pobierana jest w trybie post-paid, czyli za wszystkie wysłane neofaktury wystawca płaci dopiero na koniec okresu rozliczeniowego. Miesięczny limit neofaktur określa umowa zawarta między wystawcą a operatorem Envelo.

- Neofaktura umożliwia wysłanie jednocześnie wszystkich faktur, zarówno elektronicznych, jak i papierowych, za pośrednictwem internetu. To wygoda i oszczędność czasu poświęcanego na przygotowanie korespondencji papierowej, a także pewność, że faktura elektroniczna nie wpadnie do spamu. Usługa Envelo to także jeden sprawny mechanizm do zarządzania fakturami elektronicznymi i tradycyjnymi oraz listami odbiorców - podkreśla Grzegorz Świdwiński, prezes zarządu spółki Poczta Polska Usługi Cyfrowe.

Neorachunki to natomiast usługa dla wszystkich odbiorców faktur wysyłanych za pośrednictwem Envelo – zarówno przedsiębiorców, jak i klientów indywidualnych. Jest to specjalna skrzynka odbiorcza na platformie Envelo, na którą przychodzą faktury elektroniczne od przedsiębiorców mających umowę na wysyłkę faktur za pośrednictwem platformy Envelo. Lista wystawców dostępna jest online po zalogowaniu. Odbiorca może zapisać się na wiele subskrypcji, a także zrezygnować z nich w dowolnym momencie. Usługa jest bezpłatna.

Neofaktura – jak to działa?

Aby wysłać faktury, wystawca loguje się na platformie Envelo za pomocą nazwy użytkownika i hasła tymczasowego. Po pierwszym logowaniu system udostępnia opcje zmiany hasła. Następnie wybiera opcję „Wyślij faktury” i wgrywa na platformę fakturę przygotowaną w formacie PDF lub XLS oraz plik XLS z danymi adresowymi i opisem formy dostarczenia - elektroniczne lub tradycyjne, papierowe (wzór dostępny na www.envelo.pl). Może też dodać plik ZIP z wieloma fakturami w formacie PDF i plikiem adresującym XLS. Po załadowaniu pliku system wyświetla koszt wysyłki i prosi o zaakceptowanie go. Klikając na przycisk „Akceptuję”, wystawca inicjuje wysyłkę neofaktury.

Neorachunki – jak to działa?

Aby otrzymywać faktury przez Envelo, odbiorca rejestruje się na platformie lub loguje na już istniejące konto. Po zalogowaniu i kliknięciu opcji „Odbieraj rachunki” użytkownik przechodzi do swojej skrzynki odbiorczej. Jeśli chce odbierać faktury, musi zapisać się na subskrypcję u swojego wystawcy. Robi to, klikając przycisk „Dodaj faktury do skrzynki” i wybierając wystawcę z listy. Wybrany przedsiębiorca otrzymuje wiadomość o nowej subskrypcji i akceptuje ją. Od tego momentu faktury od danego wystawcy przychodzą na skrzynkę Neorachunki użytkownika.

Korzyść dla firmy, korzyść dla klienta

Usługi rachunkowe Envelo to wygoda i oszczędność czasu. Przedsiębiorca może wysłać jednocześnie faktury elektroniczne i papierowe do wielu odbiorców, a także automatycznie generować raporty z wysyłki. Nie musi poświęcać czasu na przygotowanie wydruków, kopertowanie, adresowanie i nadanie przesyłek na poczcie. Odbiorca zaś może odbierać rachunki w jednym miejscu – skrzynce Neorachunki. Dzięki temu nie musi pamiętać loginów i haseł do wielu różnych systemów. Zarówno wystawca, jak i odbiorca dzięki platformie Envelo mają pewność dostarczenia faktury elektronicznej. Na skrzynkę Neorachunki przychodzi tylko oczekiwana korespondencja, nie ma zatem ryzyka, że neofaktura wpadnie do spamu lub zginie w natłoku wiadomości. Ponadto usługi Envelo obejmują archiwizację neofaktur przez 6 lat tak na koncie wystawcy, jak i odbiorcy. Ryzyko utraty danych np. podczas awarii komputera jest zatem zminimalizowane, gdyż można je odzyskać z platformy Envelo.

Bezpieczeństwo i ochrona danych osobowych

Korzystanie z usług dostępnych na platformie Envelo jest całkowicie bezpieczne. Proces przesyłania korespondencji jest stale monitorowany, a połączenia są szyfrowane zgodnie ze standardem SSL. Ponadto system rejestracji i logowania wymusza stosowanie przez użytkownika silnych haseł zabezpieczających dostęp do jego konta. – Operator platformy Envelo dba o komfort swoich klientów. Przestrzega standardów bezpieczeństwa i poufności korespondencji, a także regulacji dotyczących ochrony danych osobowych. Użytkownik przekazuje nam informacje o sobie dobrowolnie lub w celu zawarcia i wykonania umowy o świadczenie danej usługi, zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych. Przetwarzanie ich do celów marketingowych podmiotów z Grupy Kapitałowej Poczta Polska odbywa się wyłącznie za jego zgodą – podkreśla Bartosz Kępiński odpowiedzialny w spółce Poczta Polska Usługi Cyfrowe za aspekty prawne. 

Użytkownik platformy Envelo może spotkać się z następującymi zapisami: 1) zgoda na udostępnienie swoich danych osobowych w celu realizacji usługi i 2) zgoda na przetwarzanie danych osobowych do celów marketingowych podmiotów z Grupy Kapitałowej Poczty Polskiej. Pierwsza klauzula oznacza, że użytkownik powinien podać podstawowe dane osobowe niezbędne do wykonania usługi (zawarcia i wykonania umowy). Druga klauzula jest dobrowolna. Użytkownik nie musi wyrażać zgody na przetwarzanie jego danych w celach marketingowych podmiotów z Grupy Kapitałowej Poczty Polskiej, aby skorzystać z usługi.

Zawsze w zasięgu ręki

Usługi rachunkowe Envelo dostępne są na stronie www.envelo.pl przez całą dobę niezależnie od miejsca pobytu w kraju i za granicą. W najbliższych miesiącach platforma wciąż będzie rozwijać swoje produkty i udostępni usługę Neorachunki w aplikacji mobilnej Envelo na smartfony i tablety.

Aplikacja Envelo oferuje już wysłanie neokartki oraz usługi dodatkowe, np. zamówienie kuriera Pocztex, wyszukanie placówki, śledzenie przesyłki. Współpracuje z systemami iOS i Android, a niebawem zadebiutuje wersja dla Windows Phone.

Neofaktura – KROK PO KROKU

1. Skontaktuj się z biurem obsługi klienta spółki Poczta Polska Usługi Cyfrowe – bok@envelo.pl.
2. Podpisz umowę i odbierz login i hasło tymczasowe.
3. Zaloguj się na platformie i zmień hasło tymczasowe.
4. Kliknij przycisk „Wyślij faktury”.
5. Wybierz opcję dodaj faktury, wgraj pliki PDF i XLS lub plik ZIP i kliknij „Wyślij”.
6. Zaakceptuj koszt wysyłki.
7. Gratulacje – wysłałeś swoją pierwszą neofakturę!

Neorachunki - KROK PO KROKU

1. Zarejestruj się lub zaloguj do konta na platformie Envelo (www.envelo.pl).
2. Po zalogowaniu wybierz opcję „Odbieraj rachunki”.
3. Kliknij opcję „Dodaj faktury do skrzynki”.
4. Wybierz wystawcę swoich rachunków z listy.
5. Zapisz się na subskrypcję.
6. Odbieraj rachunki, nie wychodząc z domu.

Więcej na stronie http://neofaktura.envelo.pl/