e-Doręczenia w praktyce: Jak korzystać z usługi Poczty Polskiej?

Na rynku usług cyfrowych obserwujemy transformację wyraźnie zmieniającą sposób świadczenia wielu tradycyjnych usług, umożliwiających jednocześnie wygodne komunikowanie się z urzędami bez konieczności wychodzenia z domu. Niektóre z tych nowoczesnych narzędzi to tzw. usługi zaufania, które wyróżniają się spełnieniem wymagań Rozporządzenia eIDAS oraz norm ETSI. Przykładem tego typu rozwiązania jest usługa e-Doręczenia gwarantująca bezpieczne wysyłanie i odbieranie dokumentów za pośrednictwem laptopa, tabletu czy telefonu. Obywatele i firmy nie są już zobowiązane do osobistego odbierania i nadawania listów poleconych oraz archiwizowania papierowej korespondencji. Dziś wszystkie te czynności można wygodnie załatwić przez Internet. Operatorem Wyznaczonym do realizacji usługi e-Doręczenia jest Poczta Polska.

e-Doręczenia umożliwiają dostęp do wszystkich spraw w jednym miejscu. Dzięki unikalnym adresom do doręczeń elektronicznych (ADE), które można porównać do nadawania indywidualnych numerów PESEL. ADE jest przypisany do danej osoby fizycznej, firmy, podmiotu publicznego, dzięki czemu mamy gwarancję, kto jest nadawcą i odbiorcą wiadomości. ADE posiada strukturę alfa-numeryczną np. AE:PL-12345-67890-ABCDE-12 i wpisywany jest do bazy adresów elektronicznych (BAE), czyli rejestru prowadzonego przez Ministra Cyfryzacji. Ważnym aspektem jest również konieczność uwierzytelnienia się środkiem identyfikacji elektronicznej, zarówno aby złożyć wniosek o ADE, jak i korzystać z e-Doręczeń, dzięki czemu tożsamość użytkowników jest zabezpieczona. Ponadto e-Doręczenia umożliwiają weryfikowanie statusów swojej korespondencji poprzez dowody wystawiane w czasie rzeczywistym, na każdym etapie procesu (tj. data nadania i doręczenia potwierdzona kwalifikowanym znacznikiem czasu).

Należy podkreślić, że dla tego rodzaju usług zaufania obowiązują znacznie bardziej rygorystyczne normy niż w przypadku zwykłych dostawców poczty elektronicznej. Przesyłki są wysyłane poprzez usługę zaufania za pośrednictwem tzw. zaufanej strony trzeciej, czyli dostawcy usługi zaufania, co zapewnia najwyższy poziom bezpieczeństwa i poufności przesyłanych dokumentów.

Jak aktywować e-Doręczenia?

Założenie Adresu Doręczeń Elektronicznych (ADE) możliwe jest po złożeniu wniosku o jego nadanie do ministra właściwego ds. informatyzacji. Można tego dokonać szybko i wygodnie poprzez stronę internetową gov.pl, odpowiadając na kilka prostych pytań. Po utworzeniu konta wystarczy aktywować publiczną skrzynkę doręczeń (SD), która umożliwi korzystanie z e-Doręczeń w komunikacji z podmiotami publicznymi.

Po kliknięciu w panel usług dodatkowych można aktywować usługę dodatkową do komunikacji z podmiotami niepublicznymi, czyli Q-Doręczenia. Po akceptacji regulaminu tworzona jest w czasie rzeczywistym Skrzynka Doręczeń Kwalifikowana (SDK). Od tego momentu można swobodnie korzystać z usługi, czyli komunikować się elektronicznie i bezpiecznie z innymi posiadaczami Adresów Doręczeń Elektronicznych (ADE), których z czasem będzie przybywać.

Nadawanie ADE przez Ministra oraz zarządzana przez niego baza adresów elektronicznych (BAE) daje gwarancję, że wiemy dokładnie z kim prowadzimy korespondencję - nie ma możliwości podszycia się pod inną osobę. Każdy użytkownik, chcąc skorzystać z usługi, musi się uwierzytelnić tj. zalogować środkiem identyfikacji elektronicznej np. profilem zaufanym.

Rozszerzona wersja e-Doręczenia dla biznesu

Poczta Polska, jako pierwsza w Polsce, zbudowała kwalifikowaną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego, którą wprowadziła do oferty w styczniu br. pod nazwą Q-Doręczenia. Usługa uzupełnia ofertę e-Doręczeń, umożliwiając komunikację między podmiotami niepublicznymi m.in. osobami fizycznymi czy firmami.

Spółka, w ramach Q-Doręczenia, wpisana do rejestru krajowego i europejskiego kwalifikowanych dostawców usług zaufania, posiada certyfikat dostawcy usług zaufania w zakresie świadczenia kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Oznacza to, że otrzymała pozytywny wynik audytu realizowanego przez firmę akredytowaną przy Komisji Europejskiej.

Poczta Polska utrzymuje status kwalifikowanego dostawcy usługi zaufania w zakresie Q-Doręczenia. W ostatnim czasie Spółka przeszła pomyślnie audyt Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego, który zgodnie z wymogami eIDAS należy przeprowadzać nie rzadziej niż raz na dwa lata. Wynik kontroli potwierdza wysoki poziom zgodności i jakości cyfrowej usługi Poczty Polskiej.